A legalização consiste em dar validade na Espanha a um documento público estrangeiro, reconhecendo a firma que aparece no documento e verificando a autoridade ou cargo da pessoa que o firmou.
A legalização por via diplomática é o procedimento utilizado para legalizar os documentos públicos estrangeiros expedidos por países que não firmaram os convênios que facilitam esse trâmite.
A tramitação começa no Ministério de Assuntos Exteriores do país de origem do documento, onde comprovarão a firma da autoridade que o assinou, e termina na Embaixada ou Consulado da Espanha nesse Estado, onde verificarão a firma do representante do Minitério de Assuntos Exteriores que comprovou antes o documento.
Este sistema de dois passos únicos foi estabelecido pelo Governo da Espanha para simplificar o anterior procedimento de legalização que requeria uma terceira verificação no Ministério de Assuntos Exteriores da Espanha. Em virtude desta reforma, desde o dia 10 de junho de 2013, os documentos estrangeiros devidamente legalizados pelas Embaixadas ou Consulados da Espanha em outros países que contenham uma etiqueta transparente de segurança em cima da firma do representante consular terão plena validade na Espanha.
Os tipos de documentos estrangeiros que podem ser legalizados para que tenham validade na Espanha são:
- Documentos públicos originais.
- Fotocópias dos mesmos expedidas pelo organismo emissor.
- Fotocópias autenticadas pelas representações da Espanha no exterior dos documentos que antes foram legalizados por via diplomática ou apostilados.
- Fotocópias autenticadas em cartório.
A tradução oficial ao espanhol dos documentos estrangeiros será necessária quando a redação original não foi feita neste idioma.
A legalização não vence, salvo se o documento legalizado tiver uma duração determinada.
A legalização não é necessária para os documentos que estiverem apostilados de acordo com os termos estabelecidos pela Convenção da Haia de 5 de outubro de 1961.
Existem outros convênios internacionais firmados pela Espanha que eximem da necessidade de legalizar determinados documentos expedidos nos países que participam desses convênios. Além disso, segundo as normas vigentes para cada procedimento específico, alguns documentos acadêmicos apresentados nos Registros das Embaixadas ou Consulados da Espanha ou no Registro do Ministério de Educação espanhol poderiam não requerer legalização.
No âmbito acadêmico, a legalização de documentos estrangeiros é necessária para realizar diversos trâmites habituais na Espanha: pedido de admissão numa universidade, pedido de admissão por reconhecimento parcial de estudios estrangeiros, homologação de diplomas acadêmicos, etc.
Definitivamente, se você for realizar algum trâmite na Espanha com documentos expedidos em outros países e quer evitar surpresas, atrasos na tramitação, viagens e gastos desnecesários, é aconselhável:
- consultar antes os requisitos estabelecidos para a documentação requerida;
- comprovar se o país de origem dos documentos firmou o convênio da Haia ou qualquer outro convênio bilateral ou multilateral com a Espanha que simplifique o trâmite de legalização;
- se for preciso, legalizar ou apostilar os documentos originais no país de origem;
- apresentar toda a documentação nas condições e prazos requeridos;
- salvo se fosse imprescindível (não costuma sê-lo), não entregue nunca os documentos originais nas tramitações. Entregue somente as fotocópias autenticadas aos registros.
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